Dossiers pour les documents dans DiliTrust Matters

Modifié le Lun, 31 Août à 5:19 H

✅ Introduction

Les dossiers juridiques génèrent de gros volumes de documents qui doivent rester faciles à trouver, à parcourir et à gérer dans le temps. La fonctionnalité Dossiers pour les documents vous permet de créer une arborescence structurée de dossiers directement dans chaque affaire, afin que votre équipe puisse appliquer des pratiques cohérentes de gestion documentaire et trouver rapidement ce dont elle a besoin — plus besoin de faire défiler une liste plate et non triée.

✅ Prérequis / Premiers pas

Avant d'utiliser les dossiers dans une affaire, vérifiez que les conditions suivantes sont remplies :

Vous avez accès à l'affaire dans DiliTrust Matters.
Pour afficher et parcourir les dossiers, vous devez disposer au minimum de l'autorisation Can View sur l'affaire.
Pour créer, renommer, déplacer ou supprimer des dossiers, vous devez disposer de l'autorisation Can Edit sur l'affaire.
Pour configurer des modèles de dossiers par défaut pour un type d'affaire, vous devez disposer d'un accès administrateur à la zone Configuration.

✨ Fonctionnement des dossiers — Concepts clés

Les dossiers dans Matters fonctionnent de la même manière que les dossiers de votre ordinateur :

Les dossiers et sous-dossiers peuvent être imbriqués à n'importe quelle profondeur.
Chaque nom de dossier doit être unique à son niveau (deux dossiers situés au même niveau ne peuvent pas porter le même nom).
Les noms de dossiers peuvent comporter entre 1 et 128 caractères.
La liste des documents affiche toujours les dossiers en premier (triés par ordre alphabétique), puis les documents (également triés par ordre alphabétique). Vous pouvez modifier le tri en cliquant sur l'en-tête de n'importe quelle colonne.
Vous pouvez ouvrir un dossier en cliquant dessus et remonter dans l'arborescence à l'aide du fil d'Ariane situé en haut de la page.

Chaque dossier affiche les informations suivantes dans le tableau :

Nom — le nom du dossier.
Téléchargé le — la date de création du dossier.
Dernière mise à jour — la dernière fois que le dossier a été renommé ou que son contenu a été modifié.
Taille — le nombre d'éléments (documents et sous-dossiers) directement contenus dans le dossier (le contenu des sous-dossiers n'est pas comptabilisé).

⭐ Guide étape par étape : gérer les dossiers dans une affaire

Toutes les actions liées aux dossiers sont disponibles depuis l'onglet Documents de toute affaire.

Créer un dossier

Ouvrez l'affaire et accédez à l'onglet Documents.
Cliquez sur le bouton Nouveau dossier (ou sur l'action équivalente dans la barre d'outils).
Dans la fenêtre contextuelle qui s'affiche, saisissez un nom pour votre dossier (1 à 128 caractères). Le nom doit être unique au niveau où vous le créez.
Choisissez son emplacement : au niveau actuel, dans un dossier existant ou à tout autre niveau de l'arborescence existante.
Confirmez pour créer le dossier.

Pour créer un sous-dossier, ouvrez d'abord le dossier parent, puis répétez les étapes ci-dessus.

Renommer un dossier

Repérez le dossier que vous souhaitez renommer.
Ouvrez le menu d'actions de la ligne du dossier et sélectionnez Renommer.
Saisissez le nouveau nom. Celui-ci doit être unique au même niveau.
Confirmez pour enregistrer la modification.

Déplacer un dossier ou un document

Sélectionnez le ou les dossiers ou documents à déplacer. Vous pouvez sélectionner plusieurs éléments à la fois pour effectuer un déplacement groupé.
Ouvrez le menu d'actions et sélectionnez Déplacer.
Dans la fenêtre contextuelle, parcourez l'arborescence des dossiers et sélectionnez le dossier de destination.
Confirmez. Si un élément portant le même nom existe déjà à destination, le suffixe (2) est automatiquement ajouté afin de préserver l'unicité des noms (par exemple, "Mon dossier" devient "Mon dossier (2)").

Supprimer un dossier

Sélectionnez le ou les dossiers à supprimer. La suppression groupée est prise en charge.
Ouvrez le menu d'actions et sélectionnez Supprimer.
Une boîte de dialogue de confirmation s'affiche — lisez-la attentivement. La suppression d'un dossier entraîne la suppression définitive de tout son contenu, y compris tous les documents, sous-dossiers et leur contenu.
Confirmez pour continuer.

Télécharger un dossier

Sélectionnez le ou les dossiers ou documents à télécharger. Le téléchargement groupé est pris en charge.
Ouvrez le menu d'actions et sélectionnez Télécharger.
Un fichier .zip est généré et téléchargé automatiquement :
- Lorsqu'un seul dossier est téléchargé, le fichier zip est nommé [folder_name].zip.
- Lors d'un téléchargement groupé, tous les éléments sélectionnés sont regroupés dans un seul fichier zip nommé Date_downloadID_Documents.zip.
- Les dossiers vides ne sont pas inclus dans le fichier zip.

✨ Conseils et bonnes pratiques

Utilisez des modèles de dossiers par défaut pour vos types d'affaires les plus courants afin que chaque nouvelle affaire commence avec une structure cohérente et prête à l'emploi. Vous gagnerez du temps et améliorerez la cohérence entre les équipes.
Privilégiez des noms de dossiers courts et descriptifs : des noms immédiatement compréhensibles aident vos collègues à trouver plus rapidement les documents, sans devoir ouvrir chaque dossier.
Utilisez le fil d'Ariane situé en haut de la liste des documents pour revenir rapidement à n'importe quel dossier parent de votre arborescence.
Avant de supprimer un dossier, vérifiez que vous avez contrôlé ou déplacé les documents qu'il contient : la suppression est définitive et ne peut pas être annulée.
Utilisez les fonctions de déplacement et de téléchargement groupés pour réorganiser ou exporter plusieurs éléments en une seule fois, et gagner un temps considérable dans les affaires volumineuses.
Triez par colonne (Nom, Date, Taille) pour localiser rapidement des dossiers ou des documents dans une affaire très fournie.

❌ Limitations et contraintes connues

Les noms de dossiers doivent être uniques à un même niveau. Vous ne pouvez pas avoir deux dossiers portant le même nom dans le même dossier parent ou au niveau racine.
La suppression d'un dossier est définitive. Il n'existe ni corbeille ni option d'annulation : l'ensemble du contenu (documents et sous-dossiers, quel que soit leur niveau) est définitivement supprimé après confirmation.
Les modèles de dossiers par défaut ne s'appliquent pas rétroactivement. Si vous mettez à jour le modèle d'un type d'affaire, les affaires existantes conservent leur structure de dossiers actuelle, sans modification.
Les dossiers vides sont exclus des téléchargements. Lors de la génération d'un fichier zip, seuls les dossiers contenant au moins un document, quel que soit le niveau, sont inclus.
La création et la gestion des dossiers nécessitent des droits de modification. Les utilisateurs disposant d'un accès en lecture seule à une affaire peuvent parcourir et télécharger les dossiers, mais ne peuvent pas les créer, renommer, déplacer ou supprimer.
Les conflits de noms lors d'un déplacement sont résolus automatiquement. Si le nom d'un élément déplacé entre en conflit avec celui d'un élément existant, le suffixe (2) est ajouté : ce comportement est automatique et ne peut pas être personnalisé.

❓ FAQ

Puis-je créer des dossiers dans des dossiers (sous-dossiers) ?

Oui. Vous pouvez imbriquer des dossiers à n'importe quelle profondeur. Ouvrez simplement un dossier existant et créez-y un nouveau dossier.

Que deviennent les documents contenus dans un dossier que je supprime ?

Tous les documents et sous-dossiers contenus dans un dossier supprimé sont également supprimés définitivement. Vous devrez confirmer la suppression avant qu'elle ne soit effective. Veillez à déplacer les documents importants avant de supprimer un dossier.

J'ai déplacé un dossier et son nom est devenu "Mon dossier (2)". Pourquoi ?

Un dossier portant le même nom existait déjà à destination. DiliTrust ajoute automatiquement le suffixe "(2)" afin de préserver l'unicité des noms. Vous pouvez renommer le dossier par la suite si nécessaire.

Les affaires existantes recevront-elles les nouveaux dossiers par défaut que j'ai configurés pour un type d'affaire ?

Non. Les modèles de dossiers par défaut s'appliquent uniquement aux affaires créées après leur configuration. Les affaires existantes ne sont pas concernées et doivent être mises à jour manuellement si nécessaire.

Pourquoi certains dossiers sont-ils absents du fichier zip que j'ai téléchargé ?

Les dossiers vides, c'est-à-dire les dossiers ne contenant aucun document, quel que soit le niveau, sont automatiquement exclus des téléchargements au format zip. Seuls les dossiers contenant au moins un document sont inclus.

Puis-je réorganiser manuellement les dossiers au lieu de les trier par ordre alphabétique ?

Oui. Vous pouvez faire glisser-déposer les dossiers situés au même niveau afin de définir un ordre personnalisé. Dès qu'au moins un dossier a été repositionné manuellement, vous pouvez choisir entre les modes de tri Ordre alphabétique et Position manuelle à l'aide des options de tri de la liste des documents.

Puis-je configurer des dossiers par défaut pour mes types d'affaires si je ne suis pas administrateur ?

Non. La configuration de modèles de dossiers par défaut pour les types d'affaire nécessite un accès administrateur à la zone Configuration. Contactez votre administrateur DiliTrust si vous avez besoin de mettre en place une structure par défaut.

Existe-t-il une limite au nombre de dossiers ou de sous-dossiers que je peux créer ?

Il n'existe aucune limite stricte concernant le nombre de sous-dossiers ou la profondeur d'imbrication. Vous pouvez créer une arborescence aussi profonde que nécessaire pour votre organisation.