Gérer les dépenses

Notre fonctionnalité de gestion des dépenses aide les équipes juridiques à garder le contrôle des coûts liés aux avocats externes, à suivre les budgets et à bénéficier d'une visibilité sur les dépenses associées à chaque affaire juridique. Grâce à la gestion des dépenses, vous pouvez analyser les dépenses juridiques, rationaliser le traitement des factures et prendre des décisions fondées sur les données ⚖️.

☝ Qu'est-ce que la gestion des dépenses ?

La gestion des dépenses centralise toutes les dépenses liées à vos affaires juridiques. Elle vous permet de :

• ✅ Enregistrer et suivre les factures des cabinets d'avocats et des fournisseurs
• ✅ Comparer les dépenses réelles aux budgets alloués
• ✅ Suivre les dépenses par affaire juridique, par fournisseur ou par période
• ✅ Générer des rapports afin d'identifier des opportunités d'économies

Vous saurez ainsi toujours où va votre budget, éviterez les dépassements et pourrez mieux justifier les coûts auprès de l'entreprise.

✍ Comment accéder à la gestion des dépenses

1. Ouvrez l'affaire juridique pour laquelle vous souhaitez gérer les dépenses.
2. Cliquez sur l'onglet Spend dans l'espace de travail de l'affaire juridique.

Vous verrez alors toutes les factures existantes et les allocations budgétaires associées à cette affaire juridique.

✍ Ajouter une nouvelle dépense ou facture

1. Dans l'onglet Spend, cliquez sur Add Invoice.

1. Saisissez les informations requises :
   • Nom du fournisseur / cabinet d'avocats
   • Numéro et date de la facture
   • Montant
   • Affaire juridique associée
   • Notes ou description (facultatif)
2. Ajoutez les pièces justificatives disponibles (par exemple, les factures au format PDF).
3. Cliquez sur Save pour enregistrer la dépense.

❗ Remarque : certains champs peuvent être obligatoires selon la configuration de votre entreprise.

⭐ Suivre les budgets et les rapports

La gestion des dépenses vous aide également à suivre les budgets et à générer des insights :

• Allocation budgétaire : attribuez un budget à chaque affaire juridique ou fournisseur.
• Dépenses par rapport au budget : consultez des barres de progression indiquant les dépenses actuelles par rapport aux limites.
• Rapports : exportez ou visualisez les dépenses par affaire juridique, département ou fournisseur afin d'identifier les tendances.

Cette transparence vous permet de négocier de meilleurs tarifs avec les cabinets d'avocats et d'optimiser vos opérations juridiques ✊.

☝ Conseils et bonnes pratiques

• ✍ Mettez les factures à jour en temps réel afin d'éviter les mauvaises surprises de dernière minute.
• ⚖️ Utilisez les allocations budgétaires pour prévenir rapidement les dépassements au cours du cycle de vie de l'affaire juridique.
• ⭐ Générez des rapports mensuels sur les dépenses afin de conserver une bonne visibilité et de garantir la conformité aux politiques internes.

❓ Limitations et points à connaître

• La gestion des dépenses dépend de la saisie de données précises et effectuée en temps voulu : des factures incomplètes réduisent la qualité des rapports.
• L'intégration avec des fournisseurs de facturation électronique peut nécessiter une configuration supplémentaire.
• Autorisations : seuls les utilisateurs disposant du niveau d'accès approprié peuvent ajouter ou modifier des factures.

✨ Conclusion

La gestion des dépenses dans DiliTrust Matter Management facilite le suivi des coûts, le respect du budget et la démonstration de la valeur de votre équipe juridique. En associant transparence et insights exploitables, vous bénéficiez à la fois d'un meilleur contrôle financier et d'un alignement renforcé avec les objectifs de l'entreprise.