Affaires – Guide des contacts

La fonctionnalité Contacts vous aide à gérer facilement toutes les personnes et organisations impliquées dans une affaire. Que vous gériez des assureurs, des parties adverses, des parties prenantes internes ou des experts externes, Contacts centralise toutes les informations afin de garantir une collaboration fluide et organisée. ✨

Que sont les contacts ?

Un contact représente toute personne ou entreprise impliquée dans une affaire. Cela peut inclure, par exemple :

• Compagnie d’assurance (par ex., Groupama)
• Parties défenderesses (par ex., The Coca-Cola Company, John Smith)
• Cabinets d’avocats, experts, fournisseurs, clients

Les contacts peuvent être :

• Des personnes (par ex., John Smith)
• Des entités (par ex., The Coca-Cola Company)

Ils sont enregistrés dans un référentiel centralisé, ce qui permet de les réutiliser dans toutes les affaires. Les utilisateurs peuvent sélectionner des contacts existants ou en créer de nouveaux directement lorsqu’ils travaillent sur une affaire. ✍

Où trouver les contacts

Un référentiel dédié aux contacts est disponible dans l’application, aux côtés des sections Affaires et Demandes. Depuis cet écran centralisé, vous pouvez :

• Afficher et rechercher tous les contacts
• Ajouter, modifier, désactiver ou supprimer des contacts
• Accéder à des profils de contacts structurés (e-mail, téléphone, adresse, entreprise, etc.)
• Consulter l’information relative à leur « dernière utilisation dans une affaire »

Ajouter des contacts à une affaire

1️⃣ Utiliser le nouveau type de champ « Contact »

Les types d’affaires incluent désormais un nouveau type de champ personnalisé : Contact. Les administrateurs peuvent le configurer dans les paramètres du type d’affaire afin de suivre toute catégorie de partie prenante nécessaire (par ex., Compagnie d’assurance, Avocat externe, Demandeur, etc.).

• Sélectionner un ou plusieurs contacts pour un même champ (prise en charge de plusieurs contacts) ✌
• Seuls les contacts actifs peuvent être sélectionnés
• Si un contact est supprimé du référentiel, il apparaît comme [Ancien contact] dans les affaires existantes

2️⃣ Créer des contacts « à la volée »

Lorsque vous complétez une affaire, vous pouvez créer directement un nouveau contact si le contact approprié n’existe pas encore. Le contact est ensuite automatiquement ajouté au référentiel global afin de pouvoir être réutilisé ultérieurement.

Gérer les contacts dans le référentiel

Depuis la section Contacts, vous pouvez :

• Créer un nouveau contact
• Modifier des contacts existants
• Désactiver des contacts (ils restent visibles, mais ne peuvent plus être sélectionnés)
• Supprimer des contacts (ils apparaissent comme « Ancien contact » dans les affaires précédentes)

Chaque profil de contact comprend des informations structurées telles que :

• E-mail et téléphone
• Coordonnées
• Entreprise associée
• Indicateur pour le prestataire de services juridiques

Importer et exporter des contacts

Pour accompagner les activités d’onboarding, de nettoyage des données ou de migration, les administrateurs peuvent utiliser :

• L’import de contacts via des fichiers XLS/XLSX (Partie 1, MVP) ⏫
• L’export des listes de contacts à des fins de reporting, d’audit ou de collaboration

L’import permet de créer rapidement plusieurs contacts, ce qui est particulièrement adapté aux environnements d’entreprise comprenant de nombreuses parties prenantes.

Principaux avantages

• ✨ Informations centralisées : toutes les parties prenantes d’une affaire au même endroit
• ✨ Collaboration plus rapide grâce à des données de contact standardisées et faciles à rechercher
• ✨ Réduction des erreurs en éliminant les saisies manuelles en double
• ✨ Meilleur reporting grâce à un suivi clair des personnes impliquées dans chaque affaire
• ✨ Onboarding simplifié grâce aux options d’import et d’export

Limitations à connaître

• Les contacts inactifs ne peuvent pas être sélectionnés dans les champs d’affaire
• Les contacts supprimés continuent d’apparaître dans les affaires, mais sont identifiés comme [Ancien contact]

Conseils pour tirer le meilleur parti de Contacts

• ✔️ Gardez votre liste de contacts propre en désactivant les doublons
• ✔️ Utilisez l’import lors de l’onboarding de grandes équipes ou de portefeuilles complexes
• ✔️ Ajoutez un champ « Contact » à tous les types d’affaires concernés pour une meilleure cohérence
• ✔️ Utilisez les entreprises et les personnes pour distinguer clairement les rôles et les responsabilités

Questions fréquemment posées ❓

Puis-je associer plusieurs contacts à un même champ ?

Oui ! Des champs tels que « Parties défenderesses » peuvent inclure plusieurs personnes ou entités. (Fait partie du MVP) ?

Que se passe-t-il si un contact est supprimé ?

Le système conserve la référence historique en l’identifiant comme [Ancien contact] dans les affaires existantes.

Puis-je créer un contact lorsque je complète une affaire ?

Tout à fait. De nouveaux contacts peuvent être créés directement depuis le formulaire d’affaire et seront automatiquement ajoutés au référentiel.

Puis-je exporter ma liste de contacts ?

Oui. L’export des contacts est disponible à des fins de reporting, d’audit ou de sauvegarde.